Para administrar efectivamente el tiempo es necesario conocer y aplicar algunas técnicas de administración del tiempo:

Definición de metas

La administración efectiva del tiempo se inicia con la definición clara de las metas que se persiguen en un proyecto.

Para ello es necesario traducir las necesidades en metas. Si una meta no es específica no sirve como meta de trabajo, por lo tanto las metas deben ajustarse a los siguientes criterios:

  • Específica
  • Mensurable
  • Alcanzable
  • Realista
  • Oportuna

Divide las metas en actividades

Luego de que se hayan definido las metas se deben dividir en una serie de actividades que sean realizables y que en conjunto contribuyan a alcanzar las metas planteadas.

Horario

El horario es un instrumento muy útil para identificar como se invierte el tiempo, seguir un horario es de mucho beneficio sin importar cual sea el estilo de cada persona.

El análisis detallado y cuidadoso del horario es de mucha ayuda para convertir la información en datos útiles que permitan controlar el tiempo.

Planificación

Se dice que cuanto más tiempo se dedique a la planificación por anticipado, menos tiempo en total se necesitará para completar una tarea. Existen dos tipos de planificación: de largo y de corto plazo:

Planificación de largo plazo: puede ser de cinco o más años y brinda la dirección general que debe seguir para alcanzar metas importantes.

Planificación de corto plazo: puede subdividirse en tres categorías:

-Planificación a seis meses: indica cuales tareas pueden ser más beneficiosas para el logro de las metas a largo plazo.
-Planificación a treinta días: permite prever y evitar posibles crisis antes de que se presenten.
-Planificación diaria y semanal: aumenta la eficiencia general del individuo y forma el hábito esencial de controlar el tiempo.

Definición de prioridades

Es una herramienta útil para clasificar las actividades según su prioridad, es la matriz de tiempo donde se sugiere realizar primero las tareas importantes y urgentes, luego las importantes y no urgentes, las no importantes y urgentes y finalmente las no importantes y no urgentes.

Programación

Las actividades pueden ser programadas según bloques de tiempo. Para realizar esta programación se deben tener en cuenta factores como:

  • Los horarios de los demás
  • Límites de tiempo
  • Niveles energéticos: ciclos que pueden ser más o menos productivos,
    por lo que debe buscarse un equilibrio que permita adaptar las actividades con las capacidades para poder así lograr un nivel óptimo de productividad.

Técnicas de administración del tiempo
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