Existe una gran variedad de factores que influyen en la productividad. Sin embargo, nada es tan relevante como el ambiente de trabajo. Después de todo, este puede afectar la toma de decisiones, el humor y hasta la salud física y mental. Es por eso que es de vital importancia asegurarse que el ambiente y las condiciones de trabajo estén optimizadas. A fin llevar a cabo tan importante tarea se deben poner en práctica los siguientes siete pasos:

1.- Crear una cultura de productividad

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El ambiente de trabajo no solo incluye un espacio físico; este también comprende procesos y procedimientos. Entonces, es aquí donde se debería reflejar la cultura organizacional de un empresa. ¿Cuál es la sensación que se obtiene al estar en la oficina? Con eso en mente, se debe empezar por crear una cultura que se incline hacia la productividad y eso se puede lograr mediante los siguientes consejos:

  • Determinar claramente los objetivos para que todo el equipo de la empresa conozca el propósito en cada acción y decisión que se tome.
  • De manera similar, establecer objetivos específicos para cada miembro del equipo. Contar con objetivos y tareas bien definidas ayuda a que todos sepan lo que aportan desde una perspectiva más amplia.
  • Fomentar la colaboración dentro del equipo. Esto se puede lograr si se programan sesiones para compartir ideas y se otorga acceso a los documentos compartidos en la nube.
  • Considerar el cambiar la disposición o la rutina dentro de la oficina para fomentar un flujo continuo de ideas frescas.
  • Proveer siempre las herramientas adecuadas, así como los recursos y capacitación necesaria a fin de que todos desarrollen sus labores de la mejor forma.

2.- Hacer de la gestión del calendario una prioridad.

Tal vez no aparente ser de mucha importancia, pero esa es la única manera de mantener un alto nivel de productividad. El manejo óptimo del tiempo debe ser una prioridad para profesionales como los administradores de empresa que son quienes deben gestionar con criterio este valioso recurso dentro de la empresa. Dicha tarea no es para nada complicada si se toman las siguientes medidas:

  • Reducir el número de tareas que realiza cada miembro del equipo.
  • Clasificar por colores las tareas y eventos en el calendario a fin de encontrarlos rápidamente.
  • Solo llevar a cabo reuniones innecesarias y mantenlas cortas y concisas.
  • No añadir eventos de último minuto al calendario del equipo.
  • Incluir feriados y zonas horarias en el calendario a fin de evitar confusiones en las fechas límite.

Utilizar herramientas como Google Calendar, Microsoft Calendar, Apple Calendar, Calendly y ScheduleOnce.

3.- ¿Silencio o volumen al máximo?

Un buen número de estudios actuales afirman que el ruido aumenta la productividad. Por otro lado, otros afirman que el silencio siempre es preferible en los ambientes de trabajo. El detalle está en que cada persona es diferente. Algunas personas trabajan mejor si hay música o gente conversando en el fondo. Otros prefieren completo silencio. Lo ideal es tomar un tiempo para determinar qué tipo de ambiente funcionaría mejor para la empresa.

4.- Mantener el espacio limpio y organizado

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No hay nada de malo con un poco de libertad que permita al equipo trabajar de manera más cómoda. Sin embargo, esto no significa que la oficina tenga que estar desordenada. Es mejor mantener el espacio de trabajo limpio y organizado. Eso no solo ayuda a ahorrar mucho tiempo sino que también evitará que la mente se acostumbre al desorden.

5.- Identificar las distracciones

Cada oficina está llena de distracciones que van desde las notificaciones del teléfono, hasta compañeros de trabajo conversadores. Por lo tanto, es recomendable identificar con cuidado y al detalle cuáles son los principales factores que distraen al equipo para luego tomar medidas que las reduzcan.

6.- Asegurarse de contar con las herramientas adecuadas

Es casi imposible cumplir con las responsabilidades diarias si no se tienen las herramientas correctas para hacerlo. Todo el personal en la oficina debe contar con todos los implementos necesarios para trabajar sin contratiempos, desde las computadoras hasta el mobiliario.

7.- Explotar el poder de la positividad

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Un ambiente de trabajo feliz es un ambiente productivo. Se pueden lograr cambios muy significativos en el rendimiento de la empresa con estas medidas:

  • Utilizar el refuerzo positivo dentro del equipo.
  • Mostrar gratitud por todo el arduo trabajo realizado.
  • Celebrar logros y eventos como cumpleaños.
  • Pasar momentos divertidos o de distensión en la oficina.
  • Practica la inclusión.
  • Llevar a cabo actividades espontáneas que compenetren a las personas en la oficina como, por ejemplo, hacer un alto momentáneo en las actividades regulares para ordenar una pizza.
  • Trabajar en la inteligencia emocional del equipo a fin de que este responda correctamente ante el estrés.
  • Muchas veces, el simple hecho de entregar el saludo en la mañana con una sonrisa puede hacer maravillas.

Es muy importante crear un buen ambiente de trabajo dentro de la empresa. Además, los pasos a seguir son bastante sencillos y si se implementan con cuidado y al detalle, se asegurará la productividad del equipo.

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